台帳項目機能を利用できるプラン
「台帳項目機能」は現在、データベースプランをご契約中のユーザー企業様向けに提供しております。
1. 台帳項目機能とは
台帳項目機能は、サービス台帳に登録された各サービスの利用状況や管理情報を記録・管理するための機能です。
2. 台帳項目の追加・削除
2.1 台帳項目の追加方法
- サイドメニューの「組織設定」ページを開く。
- 「サービス台帳」タブを選択。
- 右上の「台帳項目を追加」ボタンをクリック。
- 表示された利用記録追加画面で、必要な情報を入力。
- 左上のセレクトボックスから複数の台帳項目を切り替え可能。
〈デフォルトの入力項目〉
- 管理名
- 利用部門
- 管理者名
- 管理者メールアドレス
- 利用目的
- その他、定義されたカスタム項目
2.2 台帳項目の削除方法
- 追加した台帳項目を編集モードにする。
- 画面右上の「台帳項目を削除」ボタンをクリック。
⚠️ 削除した項目は復元できません。
3. 台帳項目の定義
台帳項目は自由に定義可能で、企業ごとに独自の情報管理ができます。
3.1 定義手順
- 「組織設定 > サービス台帳」へ移動。
- 「台帳項目の定義」を選択。
- *「セクション」および「項目」**を追加または編集。
- 「:::」マークをドラッグ&ドロップして並び替え可能。
3.2 設定可能な項目タイプ
- 短いテキスト
- 長いテキスト
- 複数選択
- プルダウン（単一選択）
3.3 オプション設定
- 「必須」チェックで入力必須項目に設定。
- 「表示」チェックを外すと該当項目を非表示に設定。
4. サービス台帳の一覧に項目を追加する方法
サービス台帳の一覧に項目を表示させる場合、編集ボタンを押してから選択する必要があります。
4.1 項目追加の手順
- サービス台帳の一覧画面を開く。
- 右上の「編集」ボタンをクリック。
- 表示させたい項目にチェックを入れる。
- 変更を保存して完了。
5. 注意点
5.1 台帳項目の定義変更時の影響
- 既存のデータも更新されるため、慎重に変更してください。
- 一度定義を削除すると、該当データも消去され復元はできません。
5.2 データ削除のリスク
例えば、すでに入力された台帳項目を削除すると、
- その項目のデータも削除される。
- サービス台帳画面に表示されなくなる。
- 削除したデータは復元不可。
これらの点を考慮し、必要に応じてバックアップを取ることを推奨します。