台帳アンケート機能について、利用方法をご案内します。
1.台帳アンケート機能について
台帳に登録されている台帳項目をもとに、利用部門の利用責任者へメールで利用状況のアンケートを取ることのできる機能です。利用責任者の回答した情報は、台帳項目へ自動で上書かれます。
2.台帳項目の作成
台帳アンケートを利用する際に、台帳項目の情報をあらかじめ入力しておくとスムーズです。利用にあたっては、以下のヘルプをご参照ください。
3.台帳アンケートを作成する
画面左の「台帳アンケート」から遷移します。画面右上にあるアンケートの新規作成を行うと、下記３つのセクションを作成し、アンケートを送信することができます
1. 管理名を入力
- アンケートの締め切りを設定できます
- 締切に応じて、リマインダーを設定することができます
2. アンケート対象を設定
- 条件を設定し、設定の一覧を確認にて、送付対象を確認することができます
- 台帳項目にあらかじめ入力された情報をもとに送付先を選定できます
3.アンケート項目を選択
- 運用管理者に送られるアンケート内容を設定できます
- 台帳項目の推奨項目と、組織設定より独自に設定された台帳項目の定義から選択ができます
- 台帳項目で、必須となっている項目はチェックが外せません
4.台帳アンケートを管理する
アンケートを送信した各利用部門の回答状況を一覧で確認できます。
- 未回答の対象者にはアンケートの再送（リマインド）ができます
- 運用管理者が変更になっていた場合は、変更先の管理者にアンケートを送信できます
- 各回答が完了次第、最新の利用状況が台帳項目に自動で反映されます
- 各条件でフィルターで絞り込み、対象者の確認とCSV形式での一覧出力が可能です
-
送信失敗の運用管理者をクリックすると、後任の運用管理者の氏名・メールアドレスを入力してアンケートを再送信することができます
- 送信完了後、ステータスは「回答中」に変更されます
5.台帳アンケートを回答する（利用部門）
運用管理者には下記のようなアンケートが届いています。
それぞれ利用状況に併せて、回答ができます。
利用中の場合
- アンケート作成時に選択した台帳項目に沿ってアンケート回答できます
- 運用管理者として設定されているサービスの回答がメールで届きます
-
運用管理者は一覧から未回答のサービスに関して、回答を行うことができます
運用管理者が変更になった場合
- 利用部門は、後任を登録できます
- 後任の連絡先を登録すると、後任の方へ同じアンケートが送信されます
利用しない、利用していない場合
- 利用しない、利用していない場合の回答ができます
6.台帳アンケートを締める
アンケート管理画面の右上から、「アンケートを締める」ボタンを押下いただくとアンケートを終了できます。